🟪Diretório e controle de acesso
É possível organizar os documentos assinados em cofres na ArqSign?
Para organizar os documentos você pode acessar um dos tutoriais abaixo:
ou seguir o passo a passo descrito abaixo:
Como Criar Estrutura de Diretórios:
1. Revise as permissões dos usuários deixando somente o seu usuário como Administrador Global o que irá evitar que outros usuários acessem todas as pastas e documentos. Para isso acesse o menu Administração > Usuários.
2. Crie a estrutura de diretórios no menu Documentos.
3. Se você já tem documentos na pasta raiz, mova-os para as devidas pastas no menu Documentos.
Como definir Permissões de acesso aos Diretórios:
1. Para facilitar, crie grupos de usuários (exemplo: por setores ou funções) no menu Administração > Grupo de Usuários, como no exemplo abaixo:
a) Comercial – Gerência (Perfil de Diretórios – Administrador)
b) Comercial – Vendedores (Perfil de Diretórios – Colaborador)
c) Comercial – Outras funções com função de leitura (Perfil de Diretórios – Leitor)
2. Insira os grupos criados na pasta raiz e habilite permissão de leitura para todos por meio do menu Documentos > Ações.
3. Ajuste as permissões das pastas setoriais no menu Documentos e selecione a pasta Ações > Editar permissões;
4. Crie ou edite usuários e ajuste permissões de acesso conforme tabela abaixo. Clique na imagem para ampliar.
Permissões para Diretórios:
Somente o Administrador Global da conta terá acesso ao menu de diretórios e por este motivo é tão importante cuidar para que somente pessoas sem restrições de acesso estejam com este perfil. Abaixo algumas das ações permitidas ao Administrador Global no menu Diretórios:
1. Perfil de usuários – Perfil definido durante a criação do usuário e que designa as ações do usuário na plataforma. Atualmente há duas opções: Remetente de Documentos e Administrador Global.
a) Remetente de Documentos – Usuário sem permissão de acesso às funcionalidades de gestão da plataforma.
b) Administrador Global – Usuários com permissão de acesso a todas as funcionalidades da plataforma.
2. Perfil de Diretórios – Perfil que designa a permissão de acesso do usuário ou grupo a Diretórios. Os perfis de diretório podem ser: Administrador, Colaborador e Leitor.
a) Administrador – Um usuário ou grupo de usuários com este perfil de diretórios pode consultar e baixar conteúdo, incluir, mover, compartilhar e renomear documentos, excluir ou incluir novas pastas, além de poder mudar permissões de acesso.
b) Colaborador – Um usuário ou grupo de usuários com este perfil de diretórios pode consultar e baixar conteúdo, incluir, mover, compartilhar e renomear documentos à pasta a que tem este perfil.
c) Leitor – Um usuário ou grupo de usuários com este perfil de diretórios pode apenas consulta e baixar o conteúdo da pasta e documentos.
Clique aqui e assista ao vídeo explicativo.
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