📩Enviados
Na caixa Enviados são apresentados todos os documentos enviados pelo usuário para os signatários, inclusive aqueles em que ele mesmo é assinante.
Ao clicar em um documento, será aberta a tela de visualização do documento, que apresenta o documento enviado, seus status e data de vencimento. No canto direito da tela são apresentadas informações dos signatários como dados pessoais, papel de signatário e status da assinatura.
Colunas da tela principal - Enviados
Coluna Nome do Documento: Nesta coluna são exibidos o nome do documento e o nome do signatário. Se houver mais de um signatário será mostrado o nome do primeiro e a quantidade de outras pessoas que deverão assinar.
Coluna Responsável: Nesta coluna são apresentados o nome e e-mail de quem enviou o documento (remetente). Na tela Enviados o único nome e e-mail apresentados serão os do próprio usuário.
Coluna Status: Os status possíveis para um documento são: “Aguardando” (nenhum participante assinou o documento até o momento), “Em processo” (um ou mais participantes já assinaram o documento, mas ainda faltam assinaturas), “Concluído” (todos os participantes já assinaram o documento) e “Cancelado” (o documento teve o envio cancelado e o processo de assinatura foi interrompido). Ao passar o mouse sobre o status são exibidas informações sobre quais signatários ainda estão com assinatura pendente e quais já concluíram, além dos dados desses signatários. Também é exibido o código de segurança enviado para os destinatários (se houver).
Coluna Tamanho: Nesta coluna é exibido o tamanho do arquivo do documento.
Coluna Pasta: Nesta coluna é exibida a pasta do diretório onde o documento está armazenado. Caso o usuário não tenha permissão de acesso à pasta, será exibido “Sem pasta”.
Coluna Enviado: Informações sobre a data e hora em que o documento foi enviado.
Coluna Concluído: Informações sobre a data e hora em que o processo de assinatura do documento foi concluído. Caso ainda não tenha sido concluído esta coluna ficará em branco.
Coluna Ações: Esta coluna exibe botões de ação sobre o documento. Esses botões serão exibidos de acordo com o perfil do usuário. Será sempre exibida nesse botão a ação prioritária de execução, de acordo com o perfil do usuário e status do documento.
Barra de filtro: É possível localizar um ou mais documentos utilizando-se os filtros disponíveis para busca. A busca pode ser feita pelo nome ou e-mail do responsável pelo envio, pelo nome de um dos signatários, pelo status do documento (na caixa Enviados serão exibidos os documentos com status “Concluído”, Aguardando”, “Em processo” e “Cancelado”), pela pasta onde o documento está armazenado ou pela data de conclusão das assinaturas.
Ações individuais - Enviados
Reenviar: Os documentos que já estão com prazo de assinatura expirado e que não foram assinados por todos os signatários exibirão a mensagem “Vencido antes da conclusão das assinaturas”. Neste caso, é possível reenviar o documento para aqueles signatários que ainda não assinaram. Ao clicar neste botão serão exibidas as informações de ordem de envio para os destinatários, e-mail ou telefone para onde o documento foi enviado, código de segurança para acesso ao documento (se houver) e ícone “Editar”, que permite a edição das informações do destinatário.
Histórico: Utilizado para visualizar informações sobre o documento e o histórico dos eventos relacionados a ele. Também é possível fazer o download dos arquivos originais do processo, antes das assinaturas concluídas. Essa opção só estará disponível para documentos com o status “Concluído”.
Alterar Pasta: Esta opção só será exibida se o usuário tiver acesso à pasta na qual o documento está armazenado. Ao clicar nesta opção ele poderá alterar a pasta do diretório onde o documento está armazenado.
Alterar Proprietário: Ao clicar nesta opção ele poderá alterar o proprietário do documento. Ao executar essa ação não será possível realizar outras atividades de gestão do documento.
Só podem ser selecionados como novo proprietários usuários cadastrados na mesma conta do responsável.
Alterar Renovação: Esta opção só estará disponível caso o documento possua status “Concluído”. Ao clicar nesta opção é possível incluir ou alterar a data de renovação do documento, determinada anteriormente no campo “Agendar renovação ___ meses após a conclusão das assinaturas” marcada, na tela Novo Documento > Adicionar Documentos e Destinatários > Adicionar Documentos. Para incluir ou alterar a quantidade de meses de intervalo entre as renovações edite o campo “Quantidade Meses Renovação”.
Baixar Arquivo: Utilizado para fazer o download do documento.
Baixar Registro de Assinaturas: Utilizado para fazer o download do registro das assinaturas realizadas no documento. O Registro de Assinaturas exibe todas as informações sobre as assinaturas eletrônicas realizadas, como nome dos assinantes, data e hora da assinatura, localização e IP de onde foi realizada, dados dos certificados digitais utilizados etc.
Corrigir: Será exibido esse botão quando a informação de contato (e-mail ou telefone) para envio do documento de um ou mais signatários estiver incorreta. Nesse caso será necessário corrigir a informação incorreta para que o sistema reenvie o documento.
Cancelar: Ao clicar nesta opção o documento é cancelado e o processo de assinaturas é interrompido.
Excluir: Utilizado para excluir o fluxo. Os fluxos excluídos irão para a caixa Excluídos.
Renomear: Esta opção só será exibida se o usuário além de signatário for também o remetente do documento. Utilizado para renomear o documento.
Ações em lote - Enviados
É possível selecionar mais de um documento marcando-se os checkbox ao lado do nome do arquivo e executar ações em lote.
Mover Documento: Ao clicar neste ícone será possível alterar a pasta onde os documentos selecionados estão armazenados. Não será possível executar essa ação em documentos com o status “Em andamento”.
Alterar Proprietário: Ao clicar neste ícone será possível alterar a propriedade dos documentos selecionados, ou seja, as funções de administração do documento serão de outro usuário. Essa ação só poderá ser desfeita se o usuário que for definido como novo proprietário devolver a propriedade do documento ao proprietário original ou repassar para outro usuário. A alteração de proprietário de um documento em lote tem o prazo de 24 horas para ser realizada e para acompanhar o andamento o usuário deve acessar o menu Meu Perfil > Aba Solicitações.
Só podem ser selecionados como novo proprietários usuários cadastrados na mesma conta do responsável.
Reenviar: Ao clicar neste ícone será possível reenviar os documentos selecionados para os destinatários que ainda não assinaram. Só será possível executar essa ação em documentos que não estejam com o status “Concluído”.
Cancelar Envio: Ao clicar neste ícone será possível cancelar o envio dos documentos selecionados, interrompendo os processos de assinatura. Só será possível executar essa ação em documentos que não estejam com o status “Concluído”.
Excluir: Ao clicar neste ícone será possível excluir os documentos selecionados. Só será possível executar essa ação em documentos com o status “Concluído” ou “Cancelado”.
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