🟪Configuração de diretórios para clientes que já assinaram documentos
Criação da estrutura de diretórios
ETAPA 1 – Revisão das permissões dos usuários
O importante nesta etapa é garantir que somente usuários que podem ter acesso a todos os documentos que estão sendo enviados para assinatura na conta estejam com a permissão de Administrador Global.
Para isso acesse a tela Administração > Usuários e revise os perfis de usuários associados à conta, garantindo que estejam com o perfil de Remetente de Documentos (exceto o gestor da conta que deve possuir o perfil Administrador Global).
Somente usuários com perfil de Administrador Global poderão acessar todas as pastas do diretório.
ETAPA 2 – Criação das pastas setoriais
1. Identifique quais setores farão uso da Plataforma ArqSign para envio de documentos para assinatura, e de acordo com estes setores e crie uma pasta para cada. Para isso, na tela Documentos acesse a pasta raiz e clique no ícone “Incluir Pasta”.
2. Informe o nome do setor e clique em Salvar.
3. Repita o processo até concluir a criação de todas as pastas necessárias.
O Administrador Global deve realizar todas as configurações, ajustes de permissão, liberação de usuários e etc., antes do início de envio de documentos para assinatura.
ETAPA 3 – Movimentação dos documentos para as pastas
Acesse a pasta raiz de Diretórios, selecione todos os documentos que deseja mover para uma determinada pasta e clique no ícone “Mover”.
Selecione na lista a pasta para a qual deseja mover os documentos selecionados e clique em “Mover”.
Repita o processo com todos os documentos avulsos que ainda estiverem na pasta raiz. O ideal é que todos os documentos sejam armazenados em alguma das pastas criadas, evitando a permanência de documentos avulsos na pasta raiz.
ETAPA 4 - Criação de grupos por setores ou funcionais
Crie grupos de usuários separando-os por setores, funções ou mesclando entre os dois. Para isso, acesse a tela Administração > Grupos de Usuários.
Estes grupos serão usados para atribuir permissões nas pastas, então a forma de criá-los irá depender de como deseja atribuir as permissões nas pastas. Nossa sugestão é mesclar o setor e a função, como por exemplo:
Comercial – Gerência
Comercial – Vendedores
Comercial - Outras funções com leitura
ETAPA 5 - Inserção dos grupos criados na pasta raiz
Os grupos criados na etapa anterior, devem ser inseridos na pasta raiz de Diretórios com permissão de "Leitor". Para isso, na pasta raiz clique em Ações > Editar Permissões.
Clique no ícone “Incluir”.
Selecione cada um dos grupos criados na etapa anterior e na coluna “Perfil” atribua o perfil de “Leitor de Documentos” para todos os grupos. Clique no ícone “Confirmar” para salvar as alterações.
ETAPA 6 - Ajuste das permissões das pastas setoriais
As permissões das pastas setoriais devem ser ajustadas para que o acesso seja realizado somente por pessoas do setor e para isso, será necessário:
1. Parar de herdar a permissão da pasta raiz: Na coluna “Ações” da pasta setorial desejada, clique em “Editar Permissões”. Clique em “Parar de Herdar”.
2. Excluir os grupos de outros setores: Selecione todos os outros grupos/setores que não devem ter acesso ao conteúdo da pasta selecionada e clique no ícone “Excluir”. Devem permanecer apenas os grupos que poderão ter acesso à pasta.
3. Editar o perfil de acesso do setor em questão: Ajuste as permissões dos grupos restantes selecionando-os e clicando no ícone “Editar”.
4. Na coluna “Perfil”: Defina se aquele grupo continuará apenas como “Leitor de Documentos” ou se será “Administrador de Documentos e Pastas” ou “Colaborador de Documentos”.
Administrador de Documentos e Pastas: Um usuário ou grupo de usuários com este perfil de diretórios pode consultar e baixar conteúdo, incluir, mover, compartilhar e renomear documentos, excluir ou incluir novas pastas, além de poder mudar permissões de acesso.
Colaborador de Documentos: Um usuário ou grupo de usuários com este perfil de diretórios pode consultar e baixar conteúdo, incluir, mover, compartilhar e renomear documentos à pasta a que tem este perfil.
Leitor de Documentos: Um usuário ou grupo de usuários com este perfil de diretórios pode apenas consulta e baixar o conteúdo da pasta e documentos.
Este processo deve ser repetido para todas as demais pastas setoriais e subpastas que podem ser criadas dentro das pastas dos setores.
Permissões para Diretórios
Somente o Administrador Global da conta terá acesso ao menu de diretórios e por este motivo é tão importante cuidar para que somente pessoas sem restrições de acesso estejam com este perfil. Veja abaixo as diferenças entre as permissões concedidas a cada perfil:
Todos os usuários devem ser associados a um grupo de permissão. Desta forma a plataforma deverá obrigar o usuário a salvar o documento em uma pasta setorial, evitando que os documentos sejam armazenados na pasta raiz.
Criação/Manutenção de Permissões por usuário
Criada a estrutura de diretórios e aplicadas as permissões, a manutenção na Plataforma se resume em incluir ou excluir usuários dos grupos para que acessem ou deixem de acessar determinada pasta.
Esta manutenção pode ser realizada na edição do usuário ou na edição de um grupo específico.
Edição de um grupo específico: Acesse a tela Administração > Grupo de Usuários. Selecione o grupo desejado e inclua ou exclua usuários.
Edição do usuário: Acesse a tela Administração > Usuários. Selecione o usuário que deseja editar e clique em “Editar”. Defina os grupos aos quais o usuário deve ter acesso e clique em “Salvar”.
Regras Gerais de Diretórios
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