✍️Assinatura de Documentos
O processo de assinatura eletrônica de documentos pode ser realizado por três caminhos:
Ocorre quando o responsável recebe uma notificação por e-mail, informando que o documento deve ser assinado e disponibilizando o link para acesso ao documento.
O usuário responsável pela assinatura receberá uma notificação por e-mail com o link para acesso ao arquivo. Este e-mail apresentará também o nome do remetente e o prazo para assinatura. Se o destinatário tiver definido uma mensagem personalizada, ela também será exibida nesta notificação.
Ao clicar no link ou informar o código, o usuário será direcionado para a tela de assinatura.
Assinando um documento
Etapa 1 - Acessando o documento
Se o remetente tiver definido um código de segurança para abertura do documento, será solicitado que o signatário informe o código, que deve ter sido recebido anteriormente por e-mail, Whatsapp, SMS ou pelo próprio remetente. Caso não possua o código o usuário deve clicar em “Não Recebi o Código”.
O documento será apresentado na tela para assinatura. Na parte superior da tela serão apresentados os nomes do responsável pelo envio, o nome do documento, a navegação entre páginas e os botões de zoom e visualização do documento em tela cheia.
Clicando em “Opções”, o signatário poderá executar as seguintes ações:
Registro de Assinaturas: Utilizado para fazer o download do registro das assinaturas realizadas no documento. O Registro de Assinaturas exibe todas as informações sobre as assinaturas eletrônicas realizadas, como nome dos assinantes, data e hora da assinatura, localização e IP de onde foi realizada, dados dos certificados digitais utilizados etc.
Exibir Histórico: Utilizado para visualizar informações sobre o documento e o histórico dos eventos relacionados a ele. Também é possível fazer o download dos arquivos originais do processo, antes das assinaturas concluídas.
Recusar Assinatura: Utilizado quando por algum motivo o signatário não deseja assinar o documento. Neste caso ele deve inserir uma justificativa para a recusa e clicar em “Recusar Assinatura”. Ao recusar a assinatura o processo de assinatura do documento será automaticamente cancelado para todos os envolvidos e aparecerá com o status “Cancelado” para o remetente responsável pelo documento.
Concluir Mais Tarde: Utilizado para retornar e concluir a assinatura em outro momento.
Baixar Arquivo: Utilizado para fazer o download do documento.
Ao assinar o documento o sistema registrará o aceite do “Termo de Assinatura Eletrônica” do signatário automaticamente.
Para alterar o idioma da tela de visualização do documento, no canto inferior direito da tela escolha entre "Inglês - USA", "Espanhol - Espanha" ou "Português - Brasil".
Para prosseguir com a assinatura, o signatário deve clicar em “Assinar”.
Etapa 2 - Dados do signatário e Anexos
Na próxima etapa, se houver sido solicitado que o signatário forneça dados complementares, ele deverá informá-los.
Se também tiver sido solicitado ao signatário anexar arquivos, no campo “Anexos” ele deverá fazer o upload dos documentos pedidos. Depois de concluir, o usuário deve clicar em “Avançar”.
Etapa 3 – Estilo de Assinatura
O Estilo de Assinatura é a representação visual da assinatura do usuário. Para concluir a assinatura de um documento, o usuário deverá escolher de que forma irá assinar:
Padrão: Neste estilo o usuário deve informar o nome completo e definir o estilo (fonte) como o texto deverá ser apresentado. Para isso deve clicar em “Estilo” e fazer a definição.
Desenho: Para assinar com um desenho, o usuário deverá, no campo “Área de Desenho da Assinatura” assinar ou rubricar utilizando o mouse. Para corrigir, deve clicar no ícone “Apagar”.
Imagem: Se desejar, o usuário pode fazer o upload de uma imagem que represente sua assinatura.
Para concluir o signatário deve clicar em “Concluir”. Se foi solicitado no documento que ele assine como Pessoa Física e Jurídica, será utilizada a mesma assinatura para as duas situações.
Etapa 4 – Assinando eletronicamente ou com certificado digital
ASSINATURA ELETRÔNICA X ASSINATURA DIGITAL (ICP Brasil e ICP Outros)
Assinatura eletrônica é aquela que não precisa de um certificado digital. É mais utilizada para assinar contratos e documentos entre entes privados (B2B, B2C).
Assinatura digital é aquela que precisa de um certificado digital. É mais utilizada para emissão de notas fiscais e para transações com o governo.
Na Plataforma Arqsign, ao configurar um fluxo de assinaturas você pode determinar qual tipo de assinatura deverá ser executada por destinatário escolhendo entre:
a) Assinatura eletrônica (a ArqSign produz assinaturas eletrônicas avançadas com validade jurídica de acordo com MP 2.200-2 de 24/08/2001 e Lei 14.063 de 23/11/2020). Sempre que um signatário assina um documento de forma eletrônica a Arqsign aplica um certificado digital próprio da plataforma, capturando o Hash (identificação única) do arquivo, verificando a integridade do arquivo e anexando ao certificado a identificação do signatário.
b) Assinatura digital – ICP-Brasil ou ICP Outros (A ArqSign produz assinaturas digitais qualificadas de acordo com MP 2.200-2 de 24/08/2001 e Lei 14.063 de 23/11/2020). Quando o usuário já possui um certificado digital e deseja utilizá-lo para realizar a assinatura por meio da ArqSign, este certificado é utilizado para verificar a integridade da assinatura e identificar o usuário como signatário no documento.
Depois de definir o Estilo de Assinatura, será solicitada a assinatura do usuário que pode ser:
A. Assinatura Eletrônica
Na assinatura eletrônica o usuário informa seus dados de pessoa física ou jurídica e a própria Arquivar certifica a autenticidade e veracidade das informações apresentadas.
Se o usuário estiver utilizando uma assinatura eletrônica, será necessário que informe os campos obrigatórios solicitados. Os campos obrigatórios variam de acordo com o documento. O símbolo * indica que a informação é de preenchimento obrigatório.
B. Assinatura Digital – ICP Brasil e Outros
Se tiver sido definido que o usuário deverá assinar utilizando um certificado digital (ICP Brasil e ICP outros), será exibida uma lista com todos os certificados instalados na máquina do usuário e na conta da plataforma ArqSign.
Ele deverá selecionar aquele com o qual irá assinar e informar o código PIN do certificado (se solicitado). Caso ele precise assinar também como Pessoa Jurídica, a assinatura será utilizada nas duas situações.
Os certificados hospedados na conta da plataforma ArqSign do usuário apresentados aqui deverão ter sido anteriormente importados na tela Meu Perfil > Aba Certificado Digital. Caso o usuário tenha o certificado digital hospedado na ArqSign, será oferecida a ele a opção de autenticação na plataforma para utilizar o certificado que possui.
Para finalizar o processo de assinatura, o signatário deve clicar em “Concluir”. Ele será direcionado para a tela de login. Se já tiver uma conta ativa na plataforma de assinatura poderá informar suas credenciais para acessar. Se não tiver uma conta cadastrada na plataforma será exibida uma mensagem de sugestão para que ele crie uma conta de teste grátis.
A criação da conta de teste grátis não é obrigatória.
Concluindo a assinatura
Depois de concluído o processo e todos os signatários assinarem o documento, todos os participantes receberão por e-mail ou Whatsapp um aviso sobre a conclusão do processo de assinatura. Ao clicar no link recebido, será possível visualizar o documento assinado, o código ID do documento, informações dos certificados digitais e assinaturas eletrônicas utilizados para assinatura e o histórico de eventos relacionados ao documento, além de informações sobre os signatários.
Se o remetente tiver definido que deverá ser gerado um QR Code no Registro de Assinaturas na tela Configurações Avançadas do cadastro do documento, esse QR Code será exibido aqui.
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